关于2023届毕业生档案装寄和档案转递信息报送的通知

发布时间：2023-06-18 浏览次数：4684

各学院、研究院、教学部：

现将2023届毕业生档案装寄的有关事项通知如下：

一、装档材料

各院应指定专人负责将以下材料装入毕业生本人档案（档案材料须齐全后方可寄送）, 档案密封后，请在信封封口处加盖学院公章（骑缝章）：

1．厦门大学本科生学年鉴定表

2．厦门大学毕业生登记表

3．厦门大学研究生毕业登记表

4．厦门大学学生学籍总登记卡（含研究生、本科生；盖教务处或研究生院公章）

5．厦门大学成绩总登记表（盖教务处或研究生院公章）

6．在校期间受各类表彰、奖励的材料

7．在校期间受到处分的决定

8．校医院体检单

9．在校期间学生党建材料，具体详见厦门大学党委组织部通知。

10．原入学档案

11．研究生的学位档案

12．其他应当归档的材料

二、档案交寄方式

毕业生档案主要采用邮政EMS标准快递的方式邮寄，各类递送档案的具体方式如下：

（一）直接送交的档案

请各院将留校工作的毕业生档案与考取本校研究生的毕业生档案，自行送交我校人事处档案室或相关学院。

（二）需要寄送的档案

1．个别通过机要邮寄的毕业生档案

到涉密单位就业的毕业生，通过邮政机要通信转递档案。

（1）时间：7月14日（周五）上午8：00-11:30

（2）地点：相应校区学生事务大厅

（3）要求：具体填写及送交工作详见附件1。档案在送学生事务大厅之前，请与胡长占老师确认。

2. 由邮政EMS标准快递邮寄的毕业生档案

其他需要寄送的毕业生档案，通过邮政EMS标准快递邮寄。

（1）时间：7月30日之前

（2）地点：由邮政公司统一到各学院收集

（3）要求：具体交接时间和地点由EMS档案邮寄联络人与各院联络人具体商定，有关材料填写及送交工作详见附件2。

三、档案转递信息报送

根据人力资源社会保障部办公厅和教育部办公厅发布的《关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》要求（具体网址为http://www.mohrss.gov.cn/xxgk2020/fdzdgknr/zcfg/gfxwj/jy/202306/t20230616_501616.html），请各学院参照干部人事档案材料收集归档相关规定，将高校毕业生相关的毕业生登记表、成绩单、党团组织、奖惩记录等材料及时整理归档，根据毕业去向登记信息，认真填写《高等学校毕业生档案转递单》（见附件7），明确就业单位名称、转递编号等信息，随档案材料密封后，按规定通过机要通信或邮政特快专递渠道转出档案。

档案管理服务机构在办理档案接收手续时，将根据高校毕业生姓名和转递编号，在全国高校毕业生毕业去向登记系统（https://dj.ncss.cn）查询核验毕业去向登记信息（如附件9所示）。请各位辅导员参考《关于做好厦门大学2023届毕业生就业方案审核和相关就业手续办理工作的预通知》（具体链接为https://jyzd.xmu.edu.cn/2023/0612/c18711a475020/page.htm）引导学生做好毕业去向和档案转寄去向确认工作。同时，请注意务必让毕业生自行联系档案接收单位，确定档案接收单位名称和地址信息。

按照福建省人力资源和社会保障厅《关于做好全省高校毕业生档案转递信息查询服务工作的通知》要求，从2019年起，各高校将依托“福建省毕业生就业创业公共服务平台”开展高校毕业生档案转递信息网上查询服务工作，省内各高校需上传学生档案数据，毕业生可通过网站、APP 软件、微信公众号等方式查询档案转递信息。为做好相关工作，请各学院于8月30日前，整理填写《档案转递信息表》（附件6）发送至邮箱jyzd@xmu.edu.cn，邮件名称请标注“XX学院2023年毕业生档案寄送信息”，待学校汇总整理后统一上传“福建省毕业生就业创业公共服务平台”，以便学生毕业后查询档案去向。

四、工作要求

1.请各学院务必高度重视，将档案装寄工作做到细致。档案交寄工作人员要细心谨慎，在封装档案时，不出现档案材料“漏装”、“错装”的情况。在填写邮寄地址时，要保证接受地址和接收单位精准无误。在送交档案时，务必审核并清点准确，做到学生档案邮寄“零差错”。

针对部分未落实去向回生源地的档案转寄信息，可参考附件五，和中国人力资源网相关信息（具体链接为：https://chrm.mohrss.gov.cn/%E6%B5%81%E5%8A%A8%E4%BA%BA%E5%91%98%E4%BA%BA%E4%BA%8B%E6%A1%A3%E6%A1%88%E7%AE%A1%E7%90%86%E6%9C%8D%E5%8A%A1%E6%9C%BA%E6%9E%84%E4%BF%A1%E6%81%AF/）。

2.少数民族骨干计划定向培养的研究生档案，请各学院根据定向培养协议的要求寄送（解除定向培养协议的除外）。非西藏生源定向西藏就业毕业生档案由所在学院根据西藏各地市出具的调档函进行转递。

3.请各学院按时做好档案交寄工作，逾期将不接收档案送交办理。档案寄出半个月学生可根据快递号和机要单号查询确认档案去向，查询有效期1年，请通知学生及时跟进个人档案。

4.请各学院在档案送交之后，及时提醒毕业生查询自己档案去向，具体查询办法可登陆学生处主页的“办事指南”-“就业相关手续”栏目查看，也可通过“福建省毕业生就业创业公共服务网”（rst.fujian.gov.cn/fjbys/）网站、APP 软件、微信公众号等方式查询档案转递信息。

联系人：李老师,胡老师；联系电话：2188609，2189757

附件1：2023届毕业生机要寄送档案填写及送交工作的要求.doc